L’applicazione consente la definizione di mansioni, incarichi, compiti e qualifiche offrendo la possibilità di organizzarle per gruppi. Ad ogni mansione possono essere associati dispositivi di protezione necessari, attività di formazione e informazione da fornire, protocollo sanitario previsto. La gestione della struttura aziendale e la definizione dei luoghi di lavoro possono essere effettuati secondo una struttura ad albero a più livelli.

Il livello di dettaglio raggiungibile con la struttura ad albero è definibile e modificabile direttamente dall’utente abilitato e permette quindi di assegnare ogni possibile operazione sia ad una macro-struttura che alla singola postazione di lavoro.

Simpledo prevede una gestione completa dei macchinari, impianti e attrezzature utilizzate in azienda.

Per ognuna è possibile conoscere in tempo reale i dipendenti che la utilizzano, le responsabilità definite, le misure di sicurezza previste in funzione della valutazione dei rischi effettuata, gli interventi di manutenzione. Tutte le manutenzioni registrate, comprese le straordinarie, vengono archiviate in uno storico e sono in ogni momento consultabili consentendone anche una analisi dal punto di vista dei costi.

In Simpledo è presente una banca dati personalizzabile delle sostanze e miscele pericolose in cui possono essere inserite tutte le caratteristiche degli agenti chimici rilevanti per la sicurezza e l’ambiente. Tale banca dati può essere facilmente allineata alla banca dati “Sostanze Pericolose e Rischio Chimico” edita da Wolters Kluwer, autorevole e completa (oltre 5.000 nomi di sostanza) e costantemente aggiornata delle sostanze considerate pericolose dalla vigente legislazione attuativa della normativa comunitaria.

Tramite Simpledo e le sue banche dati può essere effettuato in maniera completa, semplice e precisa il censimento di tutte le sostanze e miscele utilizzare in azienda.

Simpledo permette l’utilizzo in maniera integrata dei dati degli agenti chimici pericolosi per effettuare la valutazione del rischio e per la pianificazione e controllo delle misure di prevenzione e protezione.

L’applicazione viene fornita con una banca dati di fattori di rischio completamente normata con relative check-list e misure preventive costantemente aggiornate e personalizzabili dall’utente finale.

Con Simpledo è possibile effettuare l’identificazione e valutazione dei rischi per mansioni, macchine   /impianti/attrezzature e luoghi di lavoro anche in modo combinato.

Le metodologie adottate per la valutazione dei rischi associati sono:

• Metodo descrittivo soggettivo con il quale poter definire autonomamente la gravità;
• Metodo PxD a matrice in cui poter selezionare Probabilità e Gravità del Danno;
• Metodo Riskas a matrice in cui poter selezionare Probabilità, Magnitudo, Esposizione e Pericolo Evidente;
• Metodo Valutazioni Specifiche che permette di registrare i valori e/o il range di esposizione ai pericoli calcolati con metodologie specifiche (rumore, chimico, vibrazioni ecc…);
• Metodo Statistico per una valutazione basata sul numero di incidenti/infortuni in determinati periodi.

Il documento di valutazione rischi è generato in formato RTF (Word) attraverso un motore di stampa che permette all’utente abilitato di poter richiedere la stesura del DVR secondo le proprie esigenze semplicemente selezionando il layout di stampa preferito, i dati richiesti, nell’ordinamento voluto e opportunamente filtrati.

Il software è multi-aziendale e permette la gestione di diverse ragioni sociali. Per ognuna di esse è possibile gestire diverse unità organizzative. Il concetto di Unità Organizzativa è stato studiato ed introdotto per suddividere l’azienda in gruppi omogenei di dipendenti (un esempio possono essere le sedi o i centri di costo) e poter così limitare l’accesso ai dati definendo gli accessi agli stessi.

La gestione dei dipendenti consente un rapido accesso a tutte le informazioni del dipendente.  Oltre ai dati anagrafici, sono visibili tutte le attività svolte nel tempo dal dipendente: luoghi di lavoro frequentati, mansioni svolte, compiti e incarichi assegnati, attrezzature e sostanze chimiche utilizzate, infortuni…

I dati anagrafici dei dipendenti possono essere inseriti ed allineati con opportuni automatismi che permettono di avere sempre informazioni aggiornate con i sistemi informativi aziendali (amministrazione, paghe, ecc).

Simpledo è fornito di un servizio (Simpledo Inspector) che permette di monitorare i dipendenti e di verificarne lo stato di criticità in riferimento alle attività per la sicurezza (consegna DPI, protocollo sanitario, corsi di formazione, attività di informazione).

E’ altresì possibile visualizzare in dettaglio tutte le attività di sicurezza svolte sul dipendente il cui accesso dipende dalle abilitazioni dell’utente: in questo modo è possibile avere più attori aziendali che operano sulla stessa anagrafica (ad es. il medico gestisce il protocollo sanitario, il magazziniere la consegna dei DPI…), ognuno con accesso alle informazioni di competenza.

E’ possibile gestire ed assegnare DPI, addestramenti/formazione, informazioni, visite mediche ed adempimenti. Relativamente alla gestione formazione/addestramento, Simpledo gestisce un archivio di corsi di formazione con la possibilità di definirne più sessioni di incontro per ognuno di essi e di associare dipendenti diversi per ogni incontro.

La programmazione dei corsi viene monitorata nello scadenzario. Per ogni corso è possibile definire un credito formativo da associare al dipendente che ha frequentato il corso. Simpledo mantiene la storia dei dipendenti che hanno partecipato ai vari corsi ed anche lo storico dei dipendenti programmati che però non hanno partecipato.

E’ possibile per ogni corso definire gli argomenti trattati: tali argomenti possono essere utilizzati per registrare il livello di apprendimento raggiunto per ogni partecipante.

Simpledo gestisce le informazioni relative alla sicurezza che in azienda vengono distribuite ai lavoratori interni o esterni. Per ogni informazione è possibile indicare una descrizione dettagliata, la tipologia (es. documento elettronico, cartaceo, cd-rom, VHS, ecc.), la data di validità, l’ultimo aggiornamento ed il responsabile.

Relativamente alla gestione protocollo sanitario, Simpledo consente la definizione dei vari protocolli sanitari adottati in azienda. Per ogni visita medica è possibile indicare la periodicità, eventuali accertamenti da effettuare ed i dipendenti che devono effettuarla con relativa scadenza. La registrazione della visita permette l’annotazione della data della visita, dell’esito (idoneo, non idoneo, idoneo con prescrizione), di eventuali prescrizioni o note generiche. E’ possibile effettuare delle estrapolazioni quali ad esempio le visite che un medico ha svolto nell’arco di un anno oppure i dipendenti che hanno una determinata limitazione/prescrizione. La gestione dei dispositivi di protezione prevede una descrizione completa del dispositivo, la definizione dei costi e di conoscere in tempo reale a quali dipendenti è stato consegnato. Simpledo consente di conoscere quanti dispositivi occorre consegnare entro una certa data e gestire le taglie in modo da poterne verificare la disponibilità e programmare gli acquisti. Il sistema viene fornito con una banca dati di adempimenti precostituita che può essere modificata e personalizzata per le proprie esigenze.

Per ogni adempimento è possibile indicare la data di scadenza, l’eventuale periodicità, gli enti esterni coinvolti (ASL, Ispettorato del Lavoro, ecc.), ed il Responsabile.

La possibilità di monitoraggio attraverso scadenzario, l’archiviazione dei dati storici e la possibilità di pianificare una messaggistica che avvisi addetti e responsabili per le scadenze delle stesse rendono la gestione completa ed unica nel suo genere.

Lo scadenzario è lo strumento di controllo per tutte le attività. Opportuni filtraggi consentono anche analisi mirate. Dallo stesso scadenzario, risparmiando all’utente la scomoda necessità di cambiare contesto, è possibile registrare le attività eseguite.

Per ogni attività gestita nello scadenzario è possibile stabilire un flusso informativo di avviso tramite e-mail o messaggistica interna. In particolare è possibile fornire, in modo distinto, l’elenco delle persone da avvisare un certo numero di giorni prima della scadenza e dopo la stessa.